Blog

Nikogo nie zaskoczymy, pisząc, że większość firm, działając w wybranej branży, szuka oszczędności i dąży do optymalizacji kosztów. Dokonują tego na różne sposoby, dziś jednak skupimy się na tych związanych z IT.

Działania, których dokonujemy, aby racjonalnie zarządzać kapitałem, mogą przynosić skutki natychmiastowo lub sukcesywnie w czasie. Wszystko zależy od tego, jakie kroki podejmujemy i jakich rezultatów tak naprawdę oczekujemy. Oszczędzanie jest jednym z ważnych elementów tego procesu, lecz to nie tylko cięcie kosztów, ale także przemyślane inwestycje poprawiające ekonomię stosowanych rozwiązań.

Według Kurta Pottera, wiceprezesa w firmie Gartner „strategia optymalizacji powinna być holistyczna i obejmować 3 różne rodzaje działań:

• optymalizację kosztów IT poprzez zmniejszenie kosztów IT przy jednoczesnej maksymalizacji wartości firmy;
• optymalizację kosztów biznesowych tj. użycie technologii informatycznych do digitalizacji i optymalizacji procesów biznesowych;
• cyfryzację biznesu przez przygotowanie się na cyfrową przyszłość dzięki digitalizacji fizycznych zasobów, danych i procesów biznesowych”¹.

Transparentność kosztów

Priorytetem w każdej firmie powinno być stałe utrzymywanie transparentności kosztów. Pozwala to na obserwowanie wydatków na bieżąco i daje możliwość szybkiego podjęcia, w razie potrzeby, odpowiednich kroków. Jak podaje Gartner, warto także porównywać koszty ponoszone w różnych sektorach biznesu z innymi firmami. Jeżeli w którymś obszarze są one wyższe niż średnia branży, to być może właśnie on jest potencjalnym kandydatem dla optymalizacji kosztów. Warto pamiętać, że optymalizacja nie jest działaniem jednorazowym. Jim McGittigan, Research VP w firmie Gartner zaleca: „regularnie skanuj rynek, aby być na bieżąco z tym, co osiągają inne organizacje. Pozwala to uzyskać wiedzę na temat tego, co naprawdę jest możliwe”².

Zakup nowoczesnych rozwiązań

Jednym ze sposobów oszczędzania w firmach jest inwestycja w nowoczesne technologie. Istnieją dziesiątki systemów i programów służących do automatyzacji i samoobsługi. Zakup takich produktów oczywiście wiąże się z poniesieniem pewnych kosztów, jednak po określonym czasie inwestycja ta może się zwrócić wielokrotnie. Jak czytamy w raporcie IDC przeprowadzonym na zlecenie firm Oracle i Intel a dostępnym w portalu it-manager: dyrektorzy ds. informatycznych w dużej mierze dostrzegają, że automatyzacja procesów i zapewnienie praw administracyjnych menedżerom spoza obszaru IT może znacznie zwiększyć efektywność tworzenia kont użytkowników, przyznawania uprawnień i udostępniania podstawowych narzędzi³. Ciekawym przykładem jest pewna brytyjska sieć supermarketów i hipermarketów, bo nie menadżerowie, a sami Klienci otrzymują szczególne uprawnienia. Wprowadziła ona w swoich sklepach udogodnienie w postaci indywidualnych skanerów dla Klientów (możliwe jest także pobranie specjalnej aplikacji na smartfon). W dużym uproszczeniu: klient pobiera skaner (ewentualnie uruchamia aplikację na własnym smartfonie), robiąc zakupy, od razu skanuje towary (można je pakować bezpośrednio do toreb) i płaci przy samoobsługowej kasie. W tym wypadku każdy Klient na czas zakupów jest administratorem swojego konta. Otrzymuje podstawowe uprawnienia pozwalające mu na samodzielne dokonanie zakupów (skanowanie i usuwanie produktów z listy) oraz zapłacenie za nie bez ingerencji pracowników sklepu. Wdrożenie tego rozwiązania z pewnością wiązało się z ogromnymi kosztami i pewnym ryzykiem związanym z wdrożeniem. Firma musiała zainwestować w sprzęt, technologię i ludzi do jej obsługi. Jednak po pewnym czasie może ona przynieść spore oszczędności wynikające z ograniczenia personelu kasjerskiego i niemal całkowitej automatyzacji procesu zakupowego dzięki kompletnej samoobsłudze. „Dzisiejsi Klienci oczekują szybkich odpowiedzi na swoje żądania. Osoby zarządzające działami IT muszą opracowywać strategie technologii samoobsługowych i aktualizować je na bieżąco opierając się na doświadczeniu i wymaganiach Klientów” – podaje Gartner⁴.

Wirtualizacja

Kolejnym sposobem na oszczędności w IT jest wirtualizacja. Pomaga zmniejszyć koszty operacyjne dzięki automatyzacji wielu procesów i zredukować wydatki kapitałowe oraz obniżyć koszty zasilania poprzez ograniczenie ilości potrzebnego sprzętu przy zachowaniu tego samego poziomu wydajności. Jak podaje CRN, rozwiązania informatyczne pozwalają na obniżenie kosztów zużycia energii elektrycznej o nawet 20%⁵. Dodatkowo wirtualizacja dostarcza izolowanie aplikacji i eliminuje problemy ze zgodnością poprzez konsolidacje wirtualnych maszyn w znacznie mniejszą ilość serwerów fizycznych⁶. Wirtualizacja pozwala też na rezygnację z niektórych kosztownych opcji serwerów czy aplikacji. Według Computerworld 61% menadżerów pracujących w korporacjach wykazuje dzięki niej oszczędności⁷. Oczywiście intensywność tych oszczędności zależy od warunków wirtualizacji. Niestety szczegółowa analiza rynku wykazała, że oferty wielu firm dostarczających rozwiązania informatyczne nie są tak korzystne, jak mogłoby być. Szczegółowo opisano ten problem tutaj.

Centralizacja i automatyzacja

Zabiegi centralizacji i automatyzacji infrastruktury IT także przynoszą spore oszczędności. Pozwalają na scalenie wszelkich zasobów, które posiada przedsiębiorstwo. Dzięki temu administrator nie musi instalować czy aktualizować oprogramowania osobno na każdym komputerze w firmie. Robi to na jednym, głównym serwerze. Wprowadzenie centralnego zarządzania infrastrukturą znów wiąże się z pewnymi kosztami początkowymi, należy bowiem zakupić i wdrożyć odpowiednie oprogramowanie. Jednak korzyści z niego płynące zauważalne są niemal natychmiast. Przede wszystkim centralizacja i automatyzacja daje możliwość ograniczenia personelu zarządzającego środowiskiem. Według Gartnera firmy przeznaczają średnio 37% swojego budżetu na pracowników⁸. Średnie wynagrodzenie specjalistów IT w Polsce w 2016 roku według wynagrodzenia.pl wynosiło 6873 zł miesięcznie⁹. Przy umowie o pracę dla pracodawcy jest to koszt ponad 8289 zł miesięcznie, a w skali roku niemal 100 tys. zł. Roczna subskrypcja na narzędzie do zarządzania – EuroMan kosztuje 3 999 euro, czyli około 17 000 zł. Pozwala on na efektywne zarządzanie systemami linuksowymi oparte na grupach i przynależnych im zasadach oraz na automatyzację procesów. Pociąga to znaczne ograniczenie kosztów i, co istotne, poprawia bezpieczeństwo. Z drugiej strony administratorzy odciążeni od żmudnych i czasochłonnych czynności mogą skupić się na innych zadaniach przynoszących firmie przychód. Gartner szacuje, że złożone środowisko generuje o 25% wyższy koszt jednostkowy. Oznacza to, że ta sama jednostka może kosztować firmę nawet o 25% więcej w złożonym środowisku niż w dobrze przygotowanym i zarządzanym¹⁰.

Dobór odpowiedniego producenta

Wiele firm płaci nieprzyzwoicie wysokie kwoty za używane oprogramowanie. Dodatkowo wielu managerów i właścicieli często nie zdaje sobie sprawy, że niektórzy producenci w zapisach licencyjnych zastawiają na nich pewnego rodzaju „pułapki”. Przez nie często Klient otrzymuje uszczuplony bądź niepełny produkt, którego możliwości muszą zostać w szybkim czasie rozszerzone. Za tym idą oczywiście kolejne wydatki, a zwykle budżet na IT jest zaplanowany z góry na cały rok. Innym trickiem jest sztucznie zawyżanie ceny. Zdarza się także sztuczne łączenie dobrych produktów ze słabymi po to, by po prostu sprzedać więcej i zatem drożej. Opublikowaliśmy na ten temat cykl artykułów, w których rzeczowo wyjaśniliśmy te zagadnienia i opisaliśmy, jak się przed nimi ustrzec.

Zachęcamy też do zapoznania się ze sposobem licencjonowania w firmie EuroLinux. W tym wypadku jest zdecydowanie prościej i co za tym idzie po prostu fair.

Źródła:
¹http://www.gartner.com/smarterwithgartner/cost-optimization-digital-business/
²http://www.gartner.com/smarterwithgartner/gartner-top-10-it-cost-optimization-ideas/
³http://it-manager.pl/wp-content/uploads/Optymalizacja-IT.pdf, str. 8.
⁴http://www.gartner.com/smarterwithgartner/ten-business-cost-optimization-ideas/
⁵https://www.crn.pl/aktualnosci/nowy-trend-w-it-uslugi-oszczedzania-energii
⁶http://blog.askomputer.pl/10-najwiekszych-zalet-wirtualizacji-serwerow/
⁷http://www.computerworld.pl/news/Wirtualizacja-serwerow-fakty-i-mity,381754.html
⁸http://www.cio.com/article/2432963/budget/cutting-it-costs–gartner-recommends-20-can-t-miss-tips.html
⁹https://wynagrodzenia.pl/artykul/wynagrodzenia-specjalistow-w-branzy-it-w-2016-roku
¹⁰http://www.gartner.com/newsroom/id/2576517